Systeme des Freiwilligenmanagements.
Einführung

Modul 1 zur „Freiwilligenkoordination BFE

Die Frage(n) vorweg: Warum müssen Freiwillige gemanaged werden, reicht nicht ihr Engagement?

Über den Fluss Avonmore in Irland  David Quinn [CC BY-SA 2.0 (http://creativecommons.org/licenses/by-sa/2.0)], via Wikimedia Commons

Zusammenfassung: Worum es geht

Soll das Engage­ment von Frei­willi­gen nicht dem Zufall über­lassen wer­den, braucht es in der Organ­i­sa­tion ein sys­tem­a­tis­ches Frei­willi­gen­man­age­ment.
„Unter Frei­willi­gen­man­age­ment ver­ste­ht man alle Bestre­bun­gen ein­er Organ­i­sa­tion, die Zusam­me­nar­beit mit frei­willig Engagierten für alle opti­mal zu gestal­ten. In der Umset­zung geschieht dies durch einen wertschätzen­den Umgang mit Engagierten, klaren Regelun­gen zur Frei­willi­ge­nar­beit und der Ein­bet­tung des The­mas in die Strate­gie der Organ­i­sa­tion.“ (siehe „Prax­is­hand­buch Frei­willi­gen­man­age­ment“, C. u. O. Reifen­häuser, 2013, Beltz Juven­ta, 1. Auflage).

Vor­läufer des Frei­willi­gen­man­age­ments find­en sich bere­its in den 60er und 70er Jahren in den USA und in Großbri­tan­nien. Im sog. „Vol­un­teer-Man­age­ment“ wur­den Grund­sätze, Instru­mente und Hand­lungsempfehlun­gen entwick­elt, die auch heute noch die Basis für Frei­willi­gen­man­age­ment bilden. Es han­delte sich dabei um ein prozesshaftes Mod­ell eines sys­tem­a­tis­chen Vorge­hens mit der speziellen Ziel­gruppe „Frei­willige“, zu Beginn vor allem in Kliniken und Men­schen­recht­spro­jek­ten.

Frei­willi­gen­man­age­ment bein­hal­tet drei wichtige Schlüs­selkom­pe­ten­zen:
— zivilge­sellschaftliche Fachkom­pe­tenz (Ken­nt­nisse über Zusam­me­nar­beit und Umgang mit Frei­willi­gen, Ziel und Zweck nicht-prof­i­to­ri­en­tiert­er Organ­i­sa­tio­nen
— Meth­o­d­enkom­pe­tenz (Pro­jek­t­man­age­ment, Gesprächs­führung, Grup­pe­nar­beit, Beratung etc.)
— Sozialkom­pe­tenz (Ein­füh­lungsver­mö­gen, Team­fähigkeit, sicheres Auftreten in der Öffentlichkeit etc.)

Wieso ist es gut für meine Organ­i­sa­tion?

Frei­willi­gen­man­age­ment wirkt sich auf alle Bere­iche (per­son­ell, struk­turell u. kul­turell) ein­er Organ­i­sa­tion aus. Durch Frei­willi­gen­man­age­ment
steigt die Anzahl der Engagierten
— kann sich eine Organ­i­sa­tion als Akteur der Bürg­erge­sellschaft pro­fil­ieren
— öffnet sich eine Organ­i­sa­tion nach innen und außen
— verbessert sich die Engage­men­tqual­ität und das wirkt sich vor allem pos­i­tiv auf die Klien­ten aus
— kann bei Bedarf auf einen Pool von Frei­willi­gen zurück­ge­grif­f­en wer­den – so kann schneller auf etwaige „Krisen“ reagiert wer­den

Cover Praxishandbuch Freiwilligenmanagement

Aus der Theorie des Freiwilligenmanagement

Frei­willi­gen­man­age­ment als Prozess lässt sich als zyk­lis­ches Mod­ell auf zwei Ebe­nen darstellen.

Bei­de Ebe­nen befassen sich mit der Pla­nung, Durch­führung und Koor¬di¬na¬tion der Frei­willi­ge­nar­beit. Ziele, Auf­gaben und Inter­essen der Organ­i­sa­tion sollen dabei mit den Inter­essen, Erwartun­gen, Moti­va­tio­nen und Bedürfnis­sen der Frei­willi­gen in Übere­in­stim­mung gebracht wer­den. Auf der Ebene des Frei­willi­gen­man­age­ments liegt der Fokus mehr auf der strate­gis­chen Kom­po­nente der Arbeit mit Frei­willi­gen inner­halb der Organ­i­sa­tion, während die Ebene der Frei­willi­genko­or­di­na­tion sich stärk­er mit oper­a­tiv­en Auf­gaben beschäftigt. Inner­halb des Zyk­lus find­et eine kon­tinuier­liche Verbesserung des Prozess­es statt, z.B. durch Anpas­sung an die Bedürfnisse der Ziel­grup­pen und an gesellschaftliche Zusam­men­hänge.

Ansätze:
— Im Rah­men des Jour fixe wur­den die klas­sis­chen Auf­gaben des Frei­willi­gen­man­age­ments von den Referent_innen in einem Hand­out zusam­mengestellt

- Einen Fra­gen-bzw. Selb­st­beurteilungs­bo­gen zur Ermit­tlung des Reife­grades des eige­nen Frei­willi­gen­man­age­ments in der Organ­i­sa­tion find­et sich bei der Berater­gruppe Ehre­namt.

- Eine Lit­er­aturliste zum The­ma strate­gis­ches Frei­willi­gen­man­age­ment und Frei­willi­genko­or­di­na­tion find­et sich auf der Seite der Berater­gruppe Ehre­namt sowie auf der Engage­men­twerk­statt.

Aus der Praxis der Ehrenamtskoordinator_innen in Berliner Unterkünften für Geflüchtete

Welche Ele­mente des Prozess­es Frei­willi­gen­man­age­ment kann ich umset­zen, welche nicht? Was müsste passieren, dass ich dies tun kann?

Faz­it: Alle Ele­mente kön­nen umge­set­zt wer­den, wenn:
a) genü­gend Kreativ­ität vorhan­den ist und/oder
b) eine gute Ver­net­zung beste­ht und/oder
c) ein aus­re­ichen­des Bud­get zur Ver­fü­gung ste­ht

Frei­willi­gen­man­age­ment braucht gute per­son­elle und organ­isatorische Rah­menbe­din­gun­gen, zum Beispiel ver­ant­wortliche Mitarbeiter_innen, die qual­i­fiziert und mit Ressourcen (Zeit und Bud­get) aus­ges­tat­tet sind.

Frei­willi­gen­man­age­ment braucht auch eine Führungsebene und ein Kol­legium, dass hun­dert­prozentig hin­ter der Entschei­dung für ehre­namtlich­es Engage­ment ste­ht, es ohne Wider­stände befördert und in die Organ­i­sa­tion­sstruk­tur ein­baut.

Frei­willi­gen­man­age­ment gelingt, wenn es klare Ver­fahren und Regelun­gen zur Frei­willi­ge­nar­beit gibt, wertschätzend mit den Engagierten umge­gan­gen wird und das The­ma in die Gesamt­strate­gie der Organ­i­sa­tion einge­bet­tet wird.

Aus der Diskussion

#Wie kann ich Bedarfe in mein­er Ein­rich­tung ermit­teln?

Lösungsansatz: Am besten klappt die Bedarf­ser­mit­tlung durch Kom­mu­nika­tion in ver­schiede­nen Bere­ichen, z.B. kann dies inner­halb des Kol­legiums und der Bewohn­er­schaft durch per­sön­liche Ansprache, Grup­pen­abfrage oder mit­tels eines Frage­bo­gens erfol­gen. Dabei ist es wichtig, im Vor­feld zu den Bewohner_innen Ver­trauen aufzubauen (z.B. durch gemein­sames Kaf­fee trinken, Essen etc.). Auch eine enge Zusam­me­nar­beit mit Sozialarbeiter_innen oder auch eine Hos­pi­ta­tion kann Auf­schluss über die Bedürfnisse der Bewohn­er­schaft geben, auf deren Basis Frei­willige einge­set­zt oder bes­timmte Pro­jek­te ini­ti­iert wer­den kön­nen.

#Wie for­muliere ich anspruchsvolle Auf­gaben für Frei­willige?

Lösungsansatz: Als aktuelles Beispiel wer­den „Wohn­raumpat­en“ ange­führt, die die Geflüchteten dabei unter­stützen, Wohn­raum zu find­en. Dies ist ein langer Prozess, bei dem Frei­willige große Frus­tra­tionstol­er­anz mit­brin­gen müssen. Ein Tätigkeit­spro­fil für Wohn­raumpat­en muss daher Ehrlichkeit über die Auf­gabe enthal­ten ohne Frei­willige abzuschreck­en. Kleine Schritte/Erfolge kön­nen for­muliert wer­den, z.B. Auf­bau eines Info-Pools, Auf­bau von Net­zw­erken zum The­ma Woh­nungssuche, kleine Hil­festel­lun­gen bei der Suche bzw. Auf­bau ein­er Paten­schaft, die um die Auf­gabe Woh­nungssuche erweit­ert wer­den kann.

Offene Fra­gen:

# Welche Instru­mente gibt es für die Eval­u­a­tion bzw. Auswer­tung von Frei­willi­gen­pro­gram­men?

# Wie gehe ich bei der Gewin­nung von Frei­willi­gen mit Hier­ar­chiestruk­turen in mein­er Organ­i­sa­tion um?

BERATUNGSFORUM ENGAGEMENT FÜR GEFLÜCHTETE
„Frei­willi­genko­or­di­na­tion BFE | „Frei­willi­genko­or­di­na­tion BFE“ — Mod­ul 1
aktu­al­isiert: 18.03.2017