Systeme des Freiwilligenmanagements.
Einführung

Modul 1 zur „Freiwilligenkoordination BFE“

Die Frage(n) vorweg: Warum müssen Freiwillige gemanaged werden, reicht nicht ihr Engagement?

Über den Fluss Avonmore in Irland  David Quinn [CC BY-SA 2.0 (http://creativecommons.org/licenses/by-sa/2.0)], via Wikimedia Commons

Zusammenfassung: Worum es geht

Soll das Engagement von Freiwilligen nicht dem Zufall überlassen werden, braucht es in der Organisation ein systematisches Freiwilligenmanagement.
„Unter Freiwilligenmanagement versteht man alle Bestrebungen einer Organisation, die Zusammenarbeit mit freiwillig Engagierten für alle optimal zu gestalten. In der Umsetzung geschieht dies durch einen wertschätzenden Umgang mit Engagierten, klaren Regelungen zur Freiwilligenarbeit und der Einbettung des Themas in die Strategie der Organisation.“ (siehe „Praxishandbuch Freiwilligenmanagement“, C. u. O. Reifenhäuser, 2013, Beltz Juventa, 1. Auflage).

Vorläufer des Freiwilligenmanagements finden sich bereits in den 60er und 70er Jahren in den USA und in Großbritannien. Im sog. „Volunteer-Management“ wurden Grundsätze, Instrumente und Handlungsempfehlungen entwickelt, die auch heute noch die Basis für Freiwilligenmanagement bilden. Es handelte sich dabei um ein prozesshaftes Modell eines systematischen Vorgehens mit der speziellen Zielgruppe „Freiwillige“, zu Beginn vor allem in Kliniken und Menschenrechtsprojekten.

Freiwilligenmanagement beinhaltet drei wichtige Schlüsselkompetenzen:
– zivilgesellschaftliche Fachkompetenz (Kenntnisse über Zusammenarbeit und Umgang mit Freiwilligen, Ziel und Zweck nicht-profitorientierter Organisationen
– Methodenkompetenz (Projektmanagement, Gesprächsführung, Gruppenarbeit, Beratung etc.)
– Sozialkompetenz (Einfühlungsvermögen, Teamfähigkeit, sicheres Auftreten in der Öffentlichkeit etc.)

Wieso ist es gut für meine Organisation?

Freiwilligenmanagement wirkt sich auf alle Bereiche (personell, strukturell u. kulturell) einer Organisation aus. Durch Freiwilligenmanagement
steigt die Anzahl der Engagierten
– kann sich eine Organisation als Akteur der Bürgergesellschaft profilieren
– öffnet sich eine Organisation nach innen und außen
– verbessert sich die Engagementqualität und das wirkt sich vor allem positiv auf die Klienten aus
– kann bei Bedarf auf einen Pool von Freiwilligen zurückgegriffen werden – so kann schneller auf etwaige „Krisen“ reagiert werden

Cover Praxishandbuch Freiwilligenmanagement

Aus der Theorie des Freiwilligenmanagement

Freiwilligenmanagement als Prozess lässt sich als zyklisches Modell auf zwei Ebenen darstellen.

Beide Ebenen befassen sich mit der Planung, Durchführung und Koor¬di¬na¬tion der Freiwilligenarbeit. Ziele, Aufgaben und Interessen der Organisation sollen dabei mit den Interessen, Erwartungen, Motivationen und Bedürfnissen der Freiwilligen in Übereinstimmung gebracht werden. Auf der Ebene des Freiwilligenmanagements liegt der Fokus mehr auf der strategischen Komponente der Arbeit mit Freiwilligen innerhalb der Organisation, während die Ebene der Freiwilligenkoordination sich stärker mit operativen Aufgaben beschäftigt. Innerhalb des Zyklus findet eine kontinuierliche Verbesserung des Prozesses statt, z.B. durch Anpassung an die Bedürfnisse der Zielgruppen und an gesellschaftliche Zusammenhänge.

Ansätze:
– Im Rahmen des Jour fixe wurden die klassischen Aufgaben des Freiwilligenmanagements von den Referent_innen in einem Handout zusammengestellt

– Einen Fragen-bzw. Selbstbeurteilungsbogen zur Ermittlung des Reifegrades des eigenen Freiwilligenmanagements in der Organisation findet sich bei der Beratergruppe Ehrenamt.

– Eine Literaturliste zum Thema strategisches Freiwilligenmanagement und Freiwilligenkoordination findet sich auf der Seite der Beratergruppe Ehrenamt sowie auf der Engagementwerkstatt.

Aus der Praxis der Ehrenamtskoordinator_innen in Berliner Unterkünften für Geflüchtete

Welche Elemente des Prozesses Freiwilligenmanagement kann ich umsetzen, welche nicht? Was müsste passieren, dass ich dies tun kann?

Fazit: Alle Elemente können umgesetzt werden, wenn:
a) genügend Kreativität vorhanden ist und/oder
b) eine gute Vernetzung besteht und/oder
c) ein ausreichendes Budget zur Verfügung steht

Freiwilligenmanagement braucht gute personelle und organisatorische Rahmenbedingungen, zum Beispiel verantwortliche Mitarbeiter_innen, die qualifiziert und mit Ressourcen (Zeit und Budget) ausgestattet sind.

Freiwilligenmanagement braucht auch eine Führungsebene und ein Kollegium, dass hundertprozentig hinter der Entscheidung für ehrenamtliches Engagement steht, es ohne Widerstände befördert und in die Organisationsstruktur einbaut.

Freiwilligenmanagement gelingt, wenn es klare Verfahren und Regelungen zur Freiwilligenarbeit gibt, wertschätzend mit den Engagierten umgegangen wird und das Thema in die Gesamtstrategie der Organisation eingebettet wird.

Aus der Diskussion

#Wie kann ich Bedarfe in meiner Einrichtung ermitteln?

Lösungsansatz: Am besten klappt die Bedarfsermittlung durch Kommunikation in verschiedenen Bereichen, z.B. kann dies innerhalb des Kollegiums und der Bewohnerschaft durch persönliche Ansprache, Gruppenabfrage oder mittels eines Fragebogens erfolgen. Dabei ist es wichtig, im Vorfeld zu den Bewohner_innen Vertrauen aufzubauen (z.B. durch gemeinsames Kaffee trinken, Essen etc.). Auch eine enge Zusammenarbeit mit Sozialarbeiter_innen oder auch eine Hospitation kann Aufschluss über die Bedürfnisse der Bewohnerschaft geben, auf deren Basis Freiwillige eingesetzt oder bestimmte Projekte initiiert werden können.

#Wie formuliere ich anspruchsvolle Aufgaben für Freiwillige?

Lösungsansatz: Als aktuelles Beispiel werden „Wohnraumpaten“ angeführt, die die Geflüchteten dabei unterstützen, Wohnraum zu finden. Dies ist ein langer Prozess, bei dem Freiwillige große Frustrationstoleranz mitbringen müssen. Ein Tätigkeitsprofil für Wohnraumpaten muss daher Ehrlichkeit über die Aufgabe enthalten ohne Freiwillige abzuschrecken. Kleine Schritte/Erfolge können formuliert werden, z.B. Aufbau eines Info-Pools, Aufbau von Netzwerken zum Thema Wohnungssuche, kleine Hilfestellungen bei der Suche bzw. Aufbau einer Patenschaft, die um die Aufgabe Wohnungssuche erweitert werden kann.

Offene Fragen:

# Welche Instrumente gibt es für die Evaluation bzw. Auswertung von Freiwilligenprogrammen?

# Wie gehe ich bei der Gewinnung von Freiwilligen mit Hierarchiestrukturen in meiner Organisation um?

BERATUNGSFORUM ENGAGEMENT FÜR GEFLÜCHTETE
„Freiwilligenkoordination BFE“ | „Freiwilligenkoordination BFE“ – Modul 1
aktualisiert: 18.03.2017