Systeme des Freiwilligenmanagements.
Einführung

Modul 1 zur „Freiwilligenkoordination BFE

Die Frage(n) vorweg: Warum müssen Freiwillige gemanaged werden, reicht nicht ihr Engagement?

Über den Fluss Avonmore in Irland  David Quinn [CC BY-SA 2.0 (http://creativecommons.org/licenses/by-sa/2.0)], via Wikimedia Commons

Zusammenfassung: Worum es geht

Soll das Enga­ge­ment von Frei­wil­li­gen nicht dem Zufall über­las­sen wer­den, braucht es in der Orga­ni­sa­ti­on ein sys­te­ma­ti­sches Frei­wil­li­gen­ma­nage­ment.
„Unter Frei­wil­li­gen­ma­nage­ment ver­steht man alle Bestre­bun­gen einer Orga­ni­sa­ti­on, die Zusam­men­ar­beit mit frei­wil­lig Enga­gier­ten für alle opti­mal zu gestal­ten. In der Umset­zung geschieht dies durch einen wert­schät­zen­den Umgang mit Enga­gier­ten, kla­ren Rege­lun­gen zur Frei­wil­li­gen­ar­beit und der Ein­bet­tung des The­mas in die Stra­te­gie der Orga­ni­sa­ti­on.“ (sie­he „Pra­xis­hand­buch Frei­wil­li­gen­ma­nage­ment“, C. u. O. Rei­fen­häu­ser, 2013, Beltz Juven­ta, 1. Auf­la­ge).

Vor­läu­fer des Frei­wil­li­gen­ma­nage­ments fin­den sich bereits in den 60er und 70er Jah­ren in den USA und in Groß­bri­tan­ni­en. Im sog. „Vol­un­teer-Manage­ment“ wur­den Grund­sät­ze, Instru­men­te und Hand­lungs­emp­feh­lun­gen ent­wi­ckelt, die auch heu­te noch die Basis für Frei­wil­li­gen­ma­nage­ment bil­den. Es han­del­te sich dabei um ein pro­zess­haf­tes Modell eines sys­te­ma­ti­schen Vor­ge­hens mit der spe­zi­el­len Ziel­grup­pe „Frei­wil­li­ge“, zu Beginn vor allem in Kli­ni­ken und Men­schen­rechts­pro­jek­ten.

Frei­wil­li­gen­ma­nage­ment beinhal­tet drei wich­ti­ge Schlüs­sel­kom­pe­ten­zen:
– zivil­ge­sell­schaft­li­che Fach­kom­pe­tenz (Kennt­nis­se über Zusam­men­ar­beit und Umgang mit Frei­wil­li­gen, Ziel und Zweck nicht-pro­fit­ori­en­tier­ter Orga­ni­sa­tio­nen
– Metho­den­kom­pe­tenz (Pro­jekt­ma­nage­ment, Gesprächs­füh­rung, Grup­pen­ar­beit, Bera­tung etc.)
– Sozi­al­kom­pe­tenz (Ein­füh­lungs­ver­mö­gen, Team­fä­hig­keit, siche­res Auf­tre­ten in der Öffent­lich­keit etc.)

Wie­so ist es gut für mei­ne Orga­ni­sa­ti­on?

Frei­wil­li­gen­ma­nage­ment wirkt sich auf alle Berei­che (per­so­nell, struk­tu­rell u. kul­tu­rell) einer Orga­ni­sa­ti­on aus. Durch Frei­wil­li­gen­ma­nage­ment
steigt die Anzahl der Enga­gier­ten
– kann sich eine Orga­ni­sa­ti­on als Akteur der Bür­ger­ge­sell­schaft pro­fi­lie­ren
– öff­net sich eine Orga­ni­sa­ti­on nach innen und außen
– ver­bes­sert sich die Enga­ge­ment­qua­li­tät und das wirkt sich vor allem posi­tiv auf die Kli­en­ten aus
– kann bei Bedarf auf einen Pool von Frei­wil­li­gen zurück­ge­grif­fen wer­den – so kann schnel­ler auf etwai­ge „Kri­sen“ reagiert wer­den

Cover Praxishandbuch Freiwilligenmanagement

Aus der Theorie des Freiwilligenmanagement

Frei­wil­li­gen­ma­nage­ment als Pro­zess lässt sich als zykli­sches Modell auf zwei Ebe­nen dar­stel­len.

Bei­de Ebe­nen befas­sen sich mit der Pla­nung, Durch­füh­rung und Koor¬di¬na¬tion der Frei­wil­li­gen­ar­beit. Zie­le, Auf­ga­ben und Inter­es­sen der Orga­ni­sa­ti­on sol­len dabei mit den Inter­es­sen, Erwar­tun­gen, Moti­va­tio­nen und Bedürf­nis­sen der Frei­wil­li­gen in Über­ein­stim­mung gebracht wer­den. Auf der Ebe­ne des Frei­wil­li­gen­ma­nage­ments liegt der Fokus mehr auf der stra­te­gi­schen Kom­po­nen­te der Arbeit mit Frei­wil­li­gen inner­halb der Orga­ni­sa­ti­on, wäh­rend die Ebe­ne der Frei­wil­li­gen­ko­or­di­na­ti­on sich stär­ker mit ope­ra­ti­ven Auf­ga­ben beschäf­tigt. Inner­halb des Zyklus fin­det eine kon­ti­nu­ier­li­che Ver­bes­se­rung des Pro­zes­ses statt, z.B. durch Anpas­sung an die Bedürf­nis­se der Ziel­grup­pen und an gesell­schaft­li­che Zusam­men­hän­ge.

Ansät­ze:
– Im Rah­men des Jour fixe wur­den die klas­si­schen Auf­ga­ben des Frei­wil­li­gen­ma­nage­ments von den Referent_innen in einem Han­dout zusam­men­ge­stellt

- Einen Fra­gen-bzw. Selbst­be­ur­tei­lungs­bo­gen zur Ermitt­lung des Rei­fe­gra­des des eige­nen Frei­wil­li­gen­ma­nage­ments in der Orga­ni­sa­ti­on fin­det sich bei der Bera­ter­grup­pe Ehren­amt.

- Eine Lite­ra­tur­lis­te zum The­ma stra­te­gi­sches Frei­wil­li­gen­ma­nage­ment und Frei­wil­li­gen­ko­or­di­na­ti­on fin­det sich auf der Sei­te der Bera­ter­grup­pe Ehren­amt sowie auf der Enga­ge­ment­werk­statt.

Aus der Praxis der Ehrenamtskoordinator_innen in Berliner Unterkünften für Geflüchtete

Wel­che Ele­men­te des Pro­zes­ses Frei­wil­li­gen­ma­nage­ment kann ich umset­zen, wel­che nicht? Was müss­te pas­sie­ren, dass ich dies tun kann?

Fazit: Alle Ele­men­te kön­nen umge­setzt wer­den, wenn:
a) genü­gend Krea­ti­vi­tät vor­han­den ist und/oder
b) eine gute Ver­net­zung besteht und/oder
c) ein aus­rei­chen­des Bud­get zur Ver­fü­gung steht

Frei­wil­li­gen­ma­nage­ment braucht gute per­so­nel­le und orga­ni­sa­to­ri­sche Rah­men­be­din­gun­gen, zum Bei­spiel ver­ant­wort­li­che Mitarbeiter_innen, die qua­li­fi­ziert und mit Res­sour­cen (Zeit und Bud­get) aus­ge­stat­tet sind.

Frei­wil­li­gen­ma­nage­ment braucht auch eine Füh­rungs­ebe­ne und ein Kol­le­gi­um, dass hun­dert­pro­zen­tig hin­ter der Ent­schei­dung für ehren­amt­li­ches Enga­ge­ment steht, es ohne Wider­stän­de beför­dert und in die Orga­ni­sa­ti­ons­struk­tur ein­baut.

Frei­wil­li­gen­ma­nage­ment gelingt, wenn es kla­re Ver­fah­ren und Rege­lun­gen zur Frei­wil­li­gen­ar­beit gibt, wert­schät­zend mit den Enga­gier­ten umge­gan­gen wird und das The­ma in die Gesamt­stra­te­gie der Orga­ni­sa­ti­on ein­ge­bet­tet wird.

Aus der Diskussion

#Wie kann ich Bedar­fe in mei­ner Ein­rich­tung ermit­teln?

Lösungs­an­satz: Am bes­ten klappt die Bedarfs­er­mitt­lung durch Kom­mu­ni­ka­ti­on in ver­schie­de­nen Berei­chen, z.B. kann dies inner­halb des Kol­le­gi­ums und der Bewoh­ner­schaft durch per­sön­li­che Anspra­che, Grup­pen­ab­fra­ge oder mit­tels eines Fra­ge­bo­gens erfol­gen. Dabei ist es wich­tig, im Vor­feld zu den Bewohner_innen Ver­trau­en auf­zu­bau­en (z.B. durch gemein­sa­mes Kaf­fee trin­ken, Essen etc.). Auch eine enge Zusam­men­ar­beit mit Sozialarbeiter_innen oder auch eine Hos­pi­ta­ti­on kann Auf­schluss über die Bedürf­nis­se der Bewoh­ner­schaft geben, auf deren Basis Frei­wil­li­ge ein­ge­setzt oder bestimm­te Pro­jek­te initi­iert wer­den kön­nen.

#Wie for­mu­lie­re ich anspruchs­vol­le Auf­ga­ben für Frei­wil­li­ge?

Lösungs­an­satz: Als aktu­el­les Bei­spiel wer­den „Wohn­raum­pa­ten“ ange­führt, die die Geflüch­te­ten dabei unter­stüt­zen, Wohn­raum zu fin­den. Dies ist ein lan­ger Pro­zess, bei dem Frei­wil­li­ge gro­ße Frus­tra­ti­ons­to­le­ranz mit­brin­gen müs­sen. Ein Tätig­keits­pro­fil für Wohn­raum­pa­ten muss daher Ehr­lich­keit über die Auf­ga­be ent­hal­ten ohne Frei­wil­li­ge abzu­schre­cken. Klei­ne Schritte/Erfolge kön­nen for­mu­liert wer­den, z.B. Auf­bau eines Info-Pools, Auf­bau von Netz­wer­ken zum The­ma Woh­nungs­su­che, klei­ne Hil­fe­stel­lun­gen bei der Suche bzw. Auf­bau einer Paten­schaft, die um die Auf­ga­be Woh­nungs­su­che erwei­tert wer­den kann.

Offe­ne Fra­gen:

# Wel­che Instru­men­te gibt es für die Eva­lua­ti­on bzw. Aus­wer­tung von Frei­wil­li­gen­pro­gram­men?

# Wie gehe ich bei der Gewin­nung von Frei­wil­li­gen mit Hier­ar­chie­struk­tu­ren in mei­ner Orga­ni­sa­ti­on um?

BERATUNGSFORUM ENGAGEMENT FÜR GEFLÜCHTETE
„Frei­wil­li­gen­ko­or­di­na­ti­on BFE | „Frei­wil­li­gen­ko­or­di­na­ti­on BFE“ – Modul 1
aktua­li­siert: 18.03.2017